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項目經理如何管理好自己的時間

項目經理要帶領項目團隊建設好一個項目,所需要關注和落實的事情很多,如果從時間管理方面來說,項目經理既需要管理好項目團隊成員的時間,同時也需要管理好項目經理自己的時間,兩方面缺一不可。由于項目團隊成員的工作比較單一,因此管理好項目團隊成員的時間相對來說比較容易,可以通過詳盡的WBS分解、合理的項目計劃和及時的項目監控來實現;但項目經理特別是大型項目的項目經理往往瑣事纏身,好象每件事情都很重要都需要處理,如何在“百事纏身”的環境下,管理和充分利用好自己的時間,是困擾項目經理的一個大問題。

本人總結了這些年從事項目管理的一些經驗,擬從以下五個方面試圖給出該問題的解決方案。

(一)給自己規劃好工作

項目經理比較擅長規劃項目團隊成員的工作,但往往會忽視規劃自己的工作,這種做法是很危險的;有的項目經理甚至認為自己的時間自己控制和把握就行了,根本就不需要規劃,這種觀點更是極其錯誤的。

項目經理自身的時間是相當寶貴的,如果規劃和利用不好,則會給項目績效帶來很大的影響,有時甚至是“致命”的。項目經理特別是大型項目的項目經理每天都有項目會議、工作協調、思想交流等瑣事纏身,如果不善于規劃好自己的時間,則每天都會忙得不可開交,但各種各樣的事務仍然是“剪不斷,理還亂”。

作者認為著名的帕累托作時間能產生明顯輕重之分的。作者經過多年的項目實踐,認為這樣一條處事規則比較有指導意義:“項目經理有效利用時間并盡量使工作價值最大化的有效方法是:每天工作之前確定當天最重要最緊急的六件事情,并按輕重緩急完成”。這里強調“六”件事的理由是:如果規劃的事情太少,則很難完成較重要的工作;如果規劃的事情太多,則工作很可能失去重點。

當然,以上規則也不是“金科玉律”,項目經理可以根據實際情況規劃自己當天所需要完成的事情(如五件事情或七件事情等),但一定要確保“該完成的重點工作一定完成了”,同時也要避免“撿了芝麻丟了西瓜”的現象出現。

筆者曾做過一個調查,發現大部分優秀的項目經理,都有采用小卡片每天規劃自己重點工作的習慣。

(二)懂得放棄

“沒有用不完的時間,只有做不完的事”。

我身邊有一些項目經理,他們認為只有將所有的事情做完做好才能放心,實際情況往往是事情做不完,有時甚至是一些最重要的事情都沒有做完,結果延誤了項目的工作,給項目帶來了較大的影響。

項目經理一定要學會具有敏銳的事物分析能力。項目經理要能明確地判斷出什么事情是重要的,什么事情是不重要的;什么事情是值得花時間做的,什么事情是不值得花時間做的。從前面談到的“至可以大膽地放棄一部分。如果我們真正能把影響項目績效的最重要的“六”件事情(即大約總事情的根據輕重緩急做一部分,沒時間就可以干脆放棄。

項目經理學會懂得放棄,是一項難能可貴的本領。我們一定不要將大部分精力花在對項目影響很小甚至幾乎沒有影響的事情上,這樣不但會因為為瑣事“疲于奔命”而“荒于要務”,而且會因為“無的放矢”而最終“勞而無功”。

(三)善于授權

有些項目經理真可謂兢兢業業,什么事情一定要“親歷親為”才放心。實際上,這種做法是不可取的。

項目經理需要成為項目團隊成員的榜樣和表率,但并不意味著項目經理就需要將“所有問題都自己扛”。

項目經理切忌患得患失、事無巨細,如果這樣,則勢必輕重不分,其結果只能是“枉費心機白費力氣卻于事無益”。一個人的精力是有限的,項目經理要善于授權,項目經理完全可以把“六件”之外的事情委托給項目團隊的其他成員完成,這樣項目經理才能集中精力處理好自己該處理的事情。

需要指出的是:項目經理需要授權,但不要把只有項目經理自己能做的事情也交給別人去做,項目經理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權出去。項目經理切忌將別人無法替代的工作也授權出去,這樣不會有好結果。

另外,項目經理還需要注意,授權不等于授責,項目經理不要錯誤的以為工作授權出去了就可以萬事大吉,項目經理需要及時跟進被授權的工作,如果真出了問題,項目經理需要主動承擔責任。

(四)集中精力辦“大”事

對于重要的工作,幾個小時全神貫注產生的效力,遠大于每天為重要的工作留出“整塊”不受干擾的時間,這是德魯克對知識工作者時間管理的重要建議。

作為項目經理,千萬不要因為一些瑣事而使一些重要的工作被延誤而一拖再拖。項目經理要“懂得放棄”,下決定抽出時間,集中精力辦“大”事。

筆者就曾在該問題上犯過錯誤,以為每天做事情的一部分,不但可以充分利用好“零碎”的時間,而且結果也不會受到影響。事實證明恰恰其反,不但浪費了自己大量的時間,而且最終的結果也不盡人意。

(五)用心更要用腦

讀書的時候,老師經常教導我們要“用心讀書”;參加工作后,上司也經常教導我們要“用心工作”。乍一看,這種觀點確實沒錯。

實際上,由于項目各種不定因素的存在,因此我認為作為項目經理光“用心工作”是遠遠不夠的。“用心工作”只能表明項目經理工作態度很好、很敬業,工作的最好結果也只能是“將已做的事情做好了”。因此,有時侯我們看到有些項目經理雖然成天忙得焦頭爛額,但績效甚微也就不足為怪了。

項目經理在“用心工作”的同樣,一定要“用腦工作”。“用腦工作”是指多思考多想辦法,“用腦工作”不但能使該做的事情采用最好的辦法做好了,而且能讓寶貴的時間花在“刀刃”上,其結果無疑是抓住了

同樣,一定要“用腦工作”。“用腦工作”是指多思考多想辦法,“用腦工作”不但能使該做的事情采用最好的辦法做好了,而且能讓寶貴的時間花在“刀刃”上,其結果無疑是抓住了問題的要害而使工作事半功倍。

項目經理在“用心工作”的同時并“用腦工作”,這樣的項目經理才稱得上是優秀的項目經理,也才能獲得真正意義上的成功。
 

 
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